Ghid de utilizare al semnăturilor pentru email în 2012

E 2012 și credeam că toți știm că este important să includem o semnătură în email atunci când comunicăm cu ceilalți. Avantajele nici nu ar mai trebui enumerate, în primul rând faptul că e mai ușor pentru destinatarul emailului să afle cine ești, cu ce te ocupi, pentru ce companie și cum te poate contacta, iar în al doilea rând demonstrezi că știi să folosești cum trebuie acest mijloc de comunicare modernă, adică emailul.

Totuși, primesc tot mai multe emailuri de la oameni din agenții de PR sau agenții interactive ori de la oameni din marketing din cadrul unor companii care nu au nici o semnătură la email. Nimic, nada. Și nu îmi dau seama de ce fac asta, de lene, din comoditate?

Înțeleg să renunți la semnătură atunci când deja te cunoști cu destinatarul foarte bine, dar când tu nu mă cunoști deloc și îmi trimiți primul email, cel de deschidere, fără ca măcar să te semnezi cu numele complet, funcția, compania pentru care lucrezi și datele de contact eu am impresia că oricât de profesionist ar fi limbajul tău, ești de fapt un amator. Valabil pentru orice domeniu, nu doar pe MarCom.

În concluzie, dragilor din agenții și companii, învățați să includeți semnături în emailurile pe care le trimiteți. Nu costă nimic, durează 5 minute să vă creați o semnătură electronică pentru email, iar dacă nu știți cum să faceți pentru a o seta automat la toate emailurile trimise vorbiți cu tipul de la IT sau cu un coleg mai descurcăreț, că sigur vă ajută.

Ce ar trebui să conțină în 2012 o semnătura la email:

  • Numele și prenumele, clar, pentru că trebuie să știm cu cine discutăm.
  • Funcția pe care o deținem sau profesia pe care o avem, dacă suntem freelanceri.
  • Firma unde lucrăm, dacă lucrăm pentru The Man.
  • Emailul pe care îl folosim.
  • Numărul de telefon, fix și/sau mobil. Dacă nu avem mobil de la serviciu ar trebui să includem măcar un fix cu interiorul unde putem fi găsiți.
  • Site-ul companiei sau site-ul de portofoliu sau blogul – o adresă web care ajută destinatarul să afle mai multe despre compania unde lucrăm sau ceea ce facem noi la viața noastră.
  • Id-ul de Skype, dacă folosim serviciul pentru apeluri video cu clienții și colaboratori.
  • Conturile din rețelele sociale, dacă le folosim. Nu recomand includerea contului de Facebook că e mai personal, dar măcar un link către profilul de LinkedIn nu ar strica, poate chiar și cel de Twitter dacă suntem activi în serviciul de microblogging.

Ce nu ar trebui să apară în 2012 într-o semnătură pentru email:

  • Logo-ul companiei sau al agenției inserat în semnătură. Cred că este o informație inutilă, care nu ajută cu nimic destinatarul. De ce, doar pentru că vrem să ne lăudăm noi că avem un logo mișto?
  • O poză cu noi. Am mai văzut chestia asta în câteva semnături, pare așa de învechită, mă duce cu gândul la o companie ancorată în trecut. Dacă ești prezent online cu siguranță lumea te va găsi dacă vrea să vadă cum arăți.
  • Semnătura în format grafic, jpeg sau png. Destinatarul nu poate copia de acolo informațiile, plus că mulți clienți de email blochează automat imaginile de la afișare în cadrul emailului, iar șansele ca emailul să fie marcat ca spam cresc. Scopul semnăturii e să aflu informațiile de contact rapid, să le pot copia dacă am nevoie. Nu mai zic de semnăturile sub formă de imagine din care nu înțelegi nimic.
  • Disclaimerul inserat în semnătură. Mă refer la chestia aia cu Acest mesaj este confidential si este destinat pentru destinatarul numit mai sus. Dacă nu sunteți destinatarul acestui email …. Nimeni nu citește mesajul ăla, și încarcă vizual emailul primit de destinatar.

Eu folosesc Gmail pentru a gestiona toate adresele de email, iar dacă vreți o extensie utilă pentru includerea semnăturii automat în emailuri, inclusiv a conturilor din rețelele sociale, vă recomand Wisestamp, puteți crea în 3 minute o semnătură profi.

Voi ce fel de semnătură folosiți pentru emailuri? Vă rog eu, spuneți-mi că folosiți una.

Recomand eMAG pentru cumpărături online.

12 Comentarii

  1. Mi-am setat semnatura la e-mailul acum 2 ani si de atunci parca nici nu-l mai vad, desi apare peste tot. Asa ca azi mi l-am revizuit dupa cele scrise de tine. Tin sa te anunt ca era si este facut exact dupa criteriile mai sus amintite. 🙂

    (0)
  2. Am in semnatura nume/prenume, adresa de mail (desi nu inteleg de ce trebuie trecuta, dar am vazut ca mai toti fac asa), nr de telefon, link catre profilul de linkedin si link catre blog. Mi s-a intamplat insa de multe ori ca numarul de telefon sa-mi fie solicitat cand mi se raspunde la mail! Am tras concluzia din asta ca foarte putini citesc semnatura.

    (0)
  3. Până să-ţi citesc articolul aveam la semnătură numele complet şi linkuri către locurile din online unde puteam fi găsit. Numărul de telefon îl puneam doar în emailurile în care consideram că e necesar. Dar acum mi-am tras şi eu add-on-ul de la Wisestamp. Simpatic rău.

    (0)
  4. Folosesc semnatura la email-uri de 4-5 ani sau ceva de genul, nici nu mai stiu pentru ca e setata automat si constientizez ca e acolo doar cand reinstalez Office-ul sau imi cere careva o informatie care apare la semnatura. Formatul basic: nume, prenume (numele de familie scris tot cu litere mari din obisnuinta), firma, functia, numar de telefon, email, site-ul si cam atat. Mie personal email-urile fara semnatura mi se par spam la prima vedere si e cam greu sa mi se schimbe mai apoi parerea. E ca si cum nu si-ar asuma raspunderea pentru ce scriu si atunci sigur ofera vreun serviciu bomba sau produse chinezesti.

    (0)

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *