Un training pentru utilizarea eficientă a emailului ?

Contrar celor spuse de unii experţi, social media nu va îngropa emailul şi celelalte metode de comunicare online, din contră, emailul e bine mersi, iar numărul de utilizatori şi de emailuri trimise zilnic e în continuă creştere.

Informaţii utile despre emailuri, gen câte adrese de email există pe glob, câte emailuri se trimit zilnic, cât la sută din ele sunt de fapt mesaje irelevante:

• În 2009 erau 1,9 miliarde de utilizatori ai diverselor servicii de email;
• În 2010 erau peste 2,9 miliarde de adrese de email;
• În 2010  zilnic se trimiteau peste 294 de miliarde de emailuri;
• 90% din emailurile trimise zilnic sunt spam şi/sau viruşi;

Mă uitam zilele trecute că apar şi la noi tot mai multe oferte de traininguri şi workshop-uri (pe bani) legate de online, în special cele legate de promovarea prin social media: cum să îţi gestionezi imaginea brandului în mediul online, cum să creezi şi să utilizezi o pagină de Facebook sau un cont pe Twitter, cum să creezi un blog de companie etc. Iniţial mă amuza ideea de la care plecau unele traininguri, pentru că eu sunt genul autodidact şi consider că multe din informaţiile prezentate la aceste cursuri de 1-2 zile pot fi găsite gratuit, prezentate într-o manieră uşor de asimilat, adică nu merită plătite.

Totuşi, după ce am pus întrebări pe Facebook şi Twitter am ajuns la concluzia că sunt mulţi români care sunt complet pe lângă subiectele abordate de unele dintre traininguri şi care sunt dispuşi să plătească pentru chestiile astea, pentru ca cineva să vină şi să le arate ca la copiii mici cum se face aia şi cealaltă pe internet. Cu alte cuvinte, suntem la început, userii nu sunt educaţi, deci este loc pentru educatori.

Însă ce se ignoră de mulţi este faptul că cel mai folosit instrument de comunicare online în România este în continuare emailul, iar majoritatea celor care îl folosesc nu ştiu cum să comunice eficient. În fond sunt cel puţin 4 milioane de adrese de email în România, cel puţin aşa spun profesioniştii care le vând pe net.

Ştiţi voi la ce mă refer, primiţi emailuri lungi şi plictisitoare care ocolesc subiectul, vedeţi adrese de email stupide folosite de oameni care vor să pară profesionişti, auziţi de emailuri cu spam care dăunează unei afaceri în loc să o ajute sau primiţi emailuri care vin fără ca expeditorul să aibă o semnătură ataşată. Pe scurt, cam 80% dintre români nu ştiu să folosească emailul, zic eu.

În concluzie, mă gândesc să fac un training pe bani despre cum să utilizezi eficient emailul. Am 12 ani de experienţă în spate, folosesc activ 8 adrese de email diferite, am avut sau am conturi de email pe Yahoo, Hotmail, Gmail plus cele pe domenii proprii, ştiu cum să fac setări în Outlook sau Thunderbird, ştiu cum să redirecţionez o adresă de email către altă adresă de email, primesc şi trimit zilnic zeci de emailuri, iar până acum cred că am primit şi trimis vreo 500.000 de emailuri, de când am pus prima dată mâna pe o conexiune la internet.

Aş putea fi trainerul perfect pe subiectul ăsta.

Ce subiecte aş aborda într-un training despre utilizarea eficientă a emailului:

Ce vei învăţa în cadrul workshp-ului, adică.

• Cum să alegi furnizorul de email – dacă nu ai un domeniu propriu de internet răspunsul scurt e Gmail de la Google cu câteva extensii, iar dacă ai domeniu propriu de internet e clar că vei folosi o adresă de email asociată acelui domeniu. Totuşi, cred că se poate discuta pe tema asta cel puţin o oră în cadrul unui training, în fond sunt destule companii ce au domenii proprii şi folosesc adrese de Yahoo pentru documentele oficiale şi emailuri deoarece nu le spune nimeni că e greşit.
  Cum să îţi alegi adresa de email – răspunsul scurt e prenume.nume@gmail.com sau prenume.nume@numedomeniu.ro, dar voi ţine o predică despre toate adresele tâmpite de email pe care le-am văzut în cei 12 ani de când utilizez intensiv emailul, cu exemple. Încă o oră de training.
  Cum să trimiţi un email care să fie citit – răspunsul scurt e că emailul trebuie să fie scurt şi la obiect, dar voi divaga de la subiect încă o oră prezentând cazuri de emailuri kilometrice care nu au primit niciodată răspuns. Fii scurt, fi concis, spune ce vrei şi ce oferi, lumea va aprecia asta.
  Cum să treci numele destinatarilor când trimiţi emailul – cei vizibili în TO, adresele de email care nu vrei să apară în BCC, dar am mai scris deja despre asta. Oricum, am văzut erori grave legate de asta. emailuri trimise de companii cu toate adresele puse la TO, deci mai alocăm o oră.
  Cum să îţi adaugi o semnătură la email şi de ce trebuie să faci asta. E enervant să primeşti un email şi să nu ştii cine e persoana care l-a trimis, de la ce companie, cum o poţi contacta. Încă o oră de training.
  
• Cum se foloseşte emailul de serviciu – pe scurt, nu trimiţi colaboratorilor firmei şi colegilor bancuri, prezentări amuzante în PoverPoint sau linkuri cu articolele citite de tine în presa de dimineaţă, avâna la subiect Interesant, funny, Mori de râs. Trimiţi doar chestii legate de job, pentru restul ai adresa de email personală. Încă o oră.
• Cum să redirecţionezi mai multe adrese de email către o singură adresă de email. Un lucru util mai ales dacă ai peste 5 adrese de email pe care le verifici zilnic. Se întâmplă dacă ai mai multe site-uri de care te ocupi, mai multe funcţii sau joburi etc. Aici e nevoie de minim 2 ore de training, dar ca idee dacă unifici mai multe adrese de email şi le verifici dintr-un singur loc (Outlook sau Gmail de ex.) poţi economisi cel puţin 1 oră pe zi.

Cred că aş face faţă pentru 8 ore unui grup de maxim 20 de persoane care folosesc emailul în mod greşit, iar mai mult de 100 lei de persoană nu aş cere, cât să acopăr costurile unei  săli şi o zi de muncă. Bonus, la final aş repeta cu participanţii toate subiectele abordate în cadrul trainingului, adică i-aş pune să îşi creeze adrese de email, semnături şi să îmi trimită un email profi care să poată fi citit uşor.

Mai sunt şi alte subiecte care credeţi că ar trebui abordate în cadrul unui training despre utilizarea eficientă a emailului? Ce spuneţi, aş avea succes?