În cazul în care nu știați, primul email a fost trimis în 1971, și de atunci noi folosim intens metoda asta de comunicare, mai ales în cazul companiilor. Dar s-a ajuns prea departe, primim cam 147 de emailuri pe zi, iar emailul este acum metoda preferată a hackerilor pentru a ataca serverele companiilor și a obține acces asupra calculatoarelor. Dacă mai pui în calcul spamul cu tot felul de mizerii, toate astea ar fi suficiente pentru a ne face să renunțăm la emailuri, dar nu, noi tragem tot mai des de ele. De ce? Teoria mea este că sunt foarte mulți oameni ce se ascund în spatele emailurilor pentru a justifica faptul că nu muncesc efectiv, că freacă menta.
Nu am remarcat doar eu asta, mai ales prin corporații se aruncă cu emailuri de parcă ar fi bomboane. Hai să punem toată lumea în CC, să se vadă că noi lucrăm, uite, am trimis 200 de emailuri azi, am fost super productivi, nu?
Am remarcat și noi asta la agenție, mai ales clienții mai mari, ce aveau tendința să ne trimită emailuri aiurea, sau să ne includă în conversații ce nu aveau legătură cu noi, până când le-am explicat că e ok să ne trimită emailuri, dacă încep cu numele nostru. Altfel nu.
Adevărul este că emailul poate fi o unealtă bună în afaceri, pentru a urmări o discuție și a colabora, dacă e folosit cum trebuie. Eu am mai spus că sunt un pic maniac, îmi place să am inboxul gol, și am niște reguli pentru folosirea eficientă a emailului.
Cea mai importantă este filtrarea emailurilor. Dacă este un email la care pot răspunde în 2 minute fac asta pe loc, dacă e treaba alcuiva trimit mai departe, dacă e un email la care trebuie să scriu mult prefer să îmi aloc un anumit interval pentru el, de exemplu la 9, la 13 sau la 15, iar dacă cred că pot rezolva problema mai rapid cu un telefon pun mâna și sun.
A doua regulă este că încerc să mențin emailurile cât mai scurte, să nu stau la povești, pentru asta avem cafelele și berile la terasă.
Totuși, problema există, și cred că singura soluție pentru a evita supraaglomerarea cu emailuri inutile este să ne educăm, și pe noi și pe ceilalți. Prima recomandare este să nu trimitem noi emailuri aiurea doar pentru că nu avem ce face, și să nu includem în CC sau BCC pe Maria și George doar pentru că ni se pare nouă că ar fi fain, să se vadă că ne gândim noi la toți din companie.
A doua recomandare este să le explicăm și celor din jur cum funcționează emailurile. Sigur, dacă nu le răspundem oamenilor la emailurile ce nu au legătură cu noi poate că ei se vor prinde că nu e ok ce fac, dar de obicei nu se întâmplă asta, așa că un scurt email cu Te rog, nu mă mai include în emailuri unde nu apare și numele meu nu strică.
În rest totul bine la voi? Cum stați cu emailurile, primiți multe sau puține? 🙂
