Au trecut ani buni de când am trimis ultima scrisoare așternută pe hârtie. Probabil și voi. Acum totul se face pe internet, ne transcriem gândurile în format digital și le trimitem către destinar cu câteva clicuri. Totuși, deși emailul e în continuare cel mai folosit mijloc de comunicare online (da, e mai tare ca Facebook), mulți nu știu cum să folosească eficient emailul. Foarte mulți.
Zilele trecute eram la un prieten, el fiind cu laptopul în față. În timp ce el s-a chinuit timp de vreo 15 minute să găsească un email important în contul lui de email eu mă gândeam cum de a ajuns aici, cum poți fi atât de dezorganizat încât să pierzi mereu timp prețios cu găsirea unor informații prin emailuri.
Poate că sunt eu puțin maniac când vine vorba de gestionarea emailurilor și păstrarea ordinii în general, dar când văd persoane care au în Inbox sute de emailuri nesortate rămân mut. Cred că am aplicat din instinct principiul Inbox zero de la primul email trimis de pe Yahoo, îmi place să am cât mai puține emailuri în Inbox, de regulă când primesc un email decid rapid ce voi face cu el – răspund pe loc, îl arhivez sau răspund mai târziu.
Totuși, se pare că sunt multe persoane care folosesc teoria haosului inclusiv în gestionarea emailurilor, deși eu nu cred că afirmația Eu găsesc rapid orice în dezordinea mea are aplicații în realitate. Ori ești organizat ori pierzi timp prețios aiurea.
Pentru cei care nu știu să își organizeze emailurile, mai jos sunt câteva idei despre cum poate fi folosit mai eficient emailul:
1. Gestionați toate emailurile dintr-un singur loc
Din 2010, de când am început să folosesc Gmailul pentru toate adresele de email, cred că am economisit zeci, poate chiar sute de ore pe care le pierdeam verificând multiple conturi de email, ori în Outlook, ori direct pe web. Dacă aveți mai multe adrese de email încercați să le redirecționați către o singură adresă sau cel puțin folosiți o aplicație pentru a verifica și trimite emailuri dintr-un singur loc. Pentru desktop recomand Outlook sau Thunderbird, pentru web Gmail, eventual prin Google Apps dacă vreți să treceți toate emailurile de pe firmă.
2. Folosiți etichete sau directoare pentru a sorta emailurile
Nu îi înțeleg pe cei care își lasă toate emailurile direct în Inbox, de ajung să caute pe 10 pagini până găsesc o informație. Eu mi-am creat etichete în Gmail pe categorii: work, familie, blogging, prieteni, important, colaborări, etc. Dacă caut un email știu exact unde trebuie să mă uit. Oricum, sunt mulți care au nevoie de un training pentru utilizarea eficientă a emailului.
3. Decideți pe loc ce veți face cu emailurile primite
Cred că mulți suntem leneși. Și eu am momente când nu am chef de nimic, cu atât mai mult să filtrez emailuri. Totuși, știu că dacă las emailurile să se adune îmi va fi și mai greu după aceea să trec prin ele, de aceea le sortez rapid. Dacă pot răspunde rapid trimit un reply scurt, dacă e nevoie de un răspuns mai elaborat le pun într-un folder separat, dacă e de citit le marchez pentru citit, iar dacă sunt emailuri primite aiurea le șterg.
4. Dezabonați-vă de la newsletterele și emailurile primite de la site-uri inutile
Cred că mulți dintre noi ne abonăm la tot felul de site-uri de știri, bloguri, site-uri cu oferte etc pentru că pe moment ni se par utile, relevante. Azi un site, mâine altul și ne trezim în scurt timp că dimineața avem 30 de emailuri în Inbox, și ziua nici măcar nu a început. Pierdem timp să trecem prin ele, ne încărcăm creierul cu informații inutile, când mai simplu ar fi să ne dezabonăm. Dacă aveți newslettere pe care le primiți frecvent și nu le deschideți apăsați cu încredere butonul de Unsubscribe/Dezabonare de la finalul mailului, vă faceți un bine. Dacă primiți newslettere deși nu v-ați abonat nu uitați să le marcați ca spam dacă folosiți Gmail, a doua oară nu vă vor mai deranja.
7. Folosiți un cititor de feeduri RSS în loc de abonarea prin email la site-urile de știri și bloguri
Acum 1 an analizam numărul de abonați la blog și constatam că din total 70% s-au abonat prin email la articole, doar 30% citesc articolele folosind un cititor de feeduri RSS. Poate că pare mai ușor să primiți știrile pe email când sunt doar câteva site-uri de știri sau câteva bloguri, dar când treceți de 10-20 de site-uri la care sunteți abonați asta înseamnă mult timp pierdut cu deschiderea și citirea fiecărui email. Nu mai bine folosiți un cititor de feeduri, offline sau online, și aveți toate noutățile într-un singur loc? Eu recomand Google Reader, dar aveți și alte alternative.
5. Nu vă abonați la toate site-urile ce trimit notificări prin email
De regulă majoritatea site-urilor unde ne creăm conturi online au o opțiune, bifată implicit, unde scrie că suntem de acord să primim pe email diverse noutăți legate de site, ofertele lor sau ce au mai făcut prietenii noștri, dacă e vorba de o rețea socială. Problema este că se adună foarte multe emailuri care nu ne ajută deloc să fim productivi. Chiar ne pasă că 7 prieteni au comentat la o postare de-a noastră pe Facebook, chiar trebuie să știm când un prieten a postat o nouă fotografie cu pisicul pe Facebook sau când avem un nou follower pe Twitter? Nu prea, sunt lucruri pe care le putem afla direct de pe site, dacă și când avem nevoie. Debifați chestiile astea când vă creați un cont online.
6. Folosiți o adresă de email separată pentru crearea conturilor pe diverse site-uri
Referitor la crearea de conturi online, o altă idee bună este să folosiți o adresă de email separată de cea principală pentru a vă crea contul, mai ales dacă știți că site-ul respectiv trimite newslettere și update-uri frecvent, uneori chiar fără să bifăm noi ceva. Adresa aia de email o accesați doar dacă aveți neapărată nevoie, sau daă vreți o variantă mai simplă vă puteți crea o adresă de email temporară pe www.fakeinbox.com sau meltmail.com, valabilă suficient timp cât să vă activați contul pe site-ul respectiv.
8. Folosiți filtre pentru a sorta automat emailurile
Gmail, Outlook și majoritatea clienților de email permit crearea unor filtre, prin care emailurile pot fi duse direct într-un anumit folder, pot fi șterse sau li se poate trimite un reply automat, dacă nu vrem/nu putem răspunde la emailuri. De exemplu pot seta ca toate emailurile legate de job să ajungă în folderul lor, pot seta ca emailurile primite de la site-uri care fac spam și nu au opțiunea de dezabonare să fie șterse automat, pot seta ca emailurile cu o anumită semnătură să fie marcate ca importante etc. Folosite cum trebuie filtrele pot reduce mult din timpul alocat sortării manuale a emailului.
9. Stabiliți intervale de timp pentru verificarea emailurilor
Și mie mi se întâmplă uneori să verific din 5 în 5 minute emailul, mai ales dacă aștept un email important. Totuși, sistemul ăsta nu e prea productiv deoarece ajungem să ne ocupăm toată ziua cu emailuri neimportante, în loc să facem chestii utile, cum ar fi de exemplu să muncim. Încercați să vă stabiliți niște ore fixe la care verificați emailul, sau măcar intervale de pauză între sesiunile de citit/răspuns la emailuri.
10. Uneori un telefon e mai eficient decât un email
Nu vi s-a întâmplat să vă treziți într-un schimb de emailuri lung și plictisitor, cu detalii insignifiante, cu explicații inutile, când totul putea fi rezolvat mult mai ușor cu un simplu telefon? Eu am pățit asta de mai multe ori. Da, ne place emailul deoarece evităm contactul direct, suntem mai în siguranță în fața calculatorului, e mai simplu să trimitem un text decât să auzim vocea interlocutorului, dar de multe ori pentru un lucru simplu ce trebuie clarificat e mai ușor să punem mâna pe telefon.
11 Nu trimiteți emailuri inutile
Apropo de comoditatea de a trimite emailuri, am impresia că mulți au ajuns să facă din emailuri o pasiune, le place să trimită și să primească emailuri lungi, pline de detalii, sau să trimită emailuri pentru orice prostie, de exemplu când mi-a plăcut o poză de pe Facebook și o trimit tuturor prietenilor pe email. Am găsit o prezentare în PowerPoint amuzantă și o trimit imediat colegilor din firmă. Am primit o petiție pentru salvarea caprelor de stâncă și spamez toată agenda cu ea, să salvăm săraca capră de munte. Nu mai zic de trimite mai departe pentru că se închide Yahoo, Facebook, pentru că Google donează bani unui copil bolnav de leucemie sau alte aberații. Da, sunt mulți proști pe lumea asta.
Nu fiți genul ăsta de persoană. Nu trimiteți emailuri doar pentru a trimite emailuri. Nu trimiteți chestii amuzante și bancuri pe email, deja le știm și noi. Nu trimiteți linkuri către petiții sau către ultimele știri. Nu ne interesează. Nu veți fi mai faini dacă faceți asta, doar mai enervanți și plictisitori. Trimiteți emailuri utile.
Mai era un lucru legat de folosirea corespunzătoare a emailurilor, nu uitați să vă puneți o semnătură la email, ajută mai mult decât credeți. Știu că 99% dintre cei care au cont de email nu o fac, deși ar trebui.
Voi cum procedați cu emailurile, le sortați la sânge sau lăsați să se adune cu sutele? Aveți alte recomandări? A da, dacă v-a plăcut articolul nu uitați să îl recomandați, sigur aveți prieteni care au nevoie de el.
